MDM indicizza tutti i contenuti aziendali in un database. Tutti i documenti, infatti, sono identificati da proprietà che contraddistinguono il documento stesso e che consentono la sua archiviazione nell'area del database appropriata. Le proprietà dei documenti vengono definite nei template, ovvero schede di semplice compilazione online (mediante la selezione di voci). Grazie alla struttura a template non è necessario conoscere specifici linguaggi di programmazione.
Il processo di archiviazione è automatico. Durante le fasi di creazione e salvataggio di un documento, infatti, tutti le sue proprietà vengono:
- memorizzate nel database
- convertite in formato XML, ovvero lo standard utilizzato per contrassegnare i documenti in modo che risultino indipendenti dalla piattaforma adottata e quindi durevoli nel tempo.
Il funzionamento di MDM non richiede alcuna installazione: l'utenza vi si collega semplicemente tramite connessione internet.
