Gestione stati e azioni

MDM contraddistingue ogni documento con uno STATO, che è sostanzialmente la sua condizione nella fase successiva alla creazione.

Dobbiamo pensare agli stati come a delle stanze con una porta, che può essere aperta o chiusa. Quando la porta è aperta, i documenti in essa contenuti saranno visibili, altrimenti non lo sono.
Oltre a questa possibilità di "visibilità generica", nelle stanze possono entrare solo alcuni utenti; ciò non dipende dalle caratteristiche dello stato (stanza) stesso, ma dal tipo di autorizzazione assegnata al gruppo di cui gli utenti fanno parte.

Lo stato di un documento può essere modificato in qualunque momento, cioè è possibile spostare un documento da una stanza ad un'altra.
Questa operazione di spostamento viene definita AZIONE: un'azione quindi collega due stati (solitamente differenti) tra loro, creando una sorta di percorso che il documento può fare.
Bisogna ricordare comunque che le azioni non sono proprietà del documento ma le possibilità di intervento sul documento che ciascun utente ha sullo stesso.

La gestione degli stati e delle azioni consente di configurare percorsi complessi e ben strutturati, impedendo ad esempio che un documento importante venga (anche inavvertitamente) spostato, tolto dalla pubblicazione o addirittura eliminato, o che, viceversa, una bozza vada in pubblicazione senza essere approvata.
Naturalmente è possibile strutturare anche sistemi molto semplici, in cui l'iter di pubblicazione è del tutto assente, e dove tutti i documenti, una volta creati, sono automaticamente pubblicati e visibili on line.